Pointage et gestion de temps: documentation logiciel WST

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Un logiciel simple d’utilisation qui apporte une solution efficace aux problèmes d’exploitation des données horaires de votre personnel.

WST est un logiciel simple et convivial dont la maîtrise, la compréhension et l’exploitation ne vous prendront que peu de temps. Associé aux badgeuses AS3000, il traite toutes les données d’entrée et de sortie de votre personnel sur de multiples paramètres: horaires, services, calendriers, calculs, etc.. WST est un logiciel simple et puissant qui s’adapte à vos besoins et se charge, à votre place, des tâches fastidieuses de contrôle et de calcul des horaires. De plus, WST ne nécessite pas un ordinateur réservé à son exploitation.

Note: Tous les logiciels Vedex possèdent un système de double ou triple lignes journalières permettant l'enregistrement non mofifié ou modifiable des pointages originels sur la 1e ligne. L'heure d'un pointage est ainsi toujours prouvée même après une correction manuelle. Les lignes suivantes permettent la saisie manuelle.

CARACTERISTIQUES

Gestion de 15 badgeuses par liaisons RS232, RS422 ou modem.
Gérez jusqu’à 9999 personnes réparties sur 9999 services.
En quelques clics, vous créez votre liste en affectant à chaque employé son profil horaire, son service, ses temps de pause et tout autre paramètre entrant dans la détermination de ses temps de présence.
Utilisez l’extension dynamique de journée pour gérer les employés travaillant en 3 x 8 sans reparamétrer votre logiciel toutes les semaines.
Paramétrez le logiciel afin de subvenir à tous vos besoins en matière de calcul d’horaires hebdomadaires ou mensuels, d’heures supplémentaires, d’heures de nuit ou de compensations.
Vous disposez de :
- 9999 règles de calcul comprenant le paramétrage de 3 taux d’heures supplémentaires, heures de nuit, repos compensateur (pourcentage et valeur de départ), crédit et débit (modulation) compensables en temps. L’utilisation de tous ces paramètres est optionnelle en partie ou en totalité. Ces paramètres sont applicables et modifiables sur les employés en fonction des semaines par correction manuelle ou par calendrier.
- 9999 paramètres d’arrondissement (ils possèdent la faculté de définir en une seule fois plusieurs profils horaires afin de s’adapter aux horaires irréguliers; ces paramètres sont applicables et modifiables sur les employés par défaut ou par calendrier) avec:
  - Arrondi des heures d’entrée aux 0 (pas d’arrondi), 5, 10, 15, 30 ou 60 minutes supérieures
  - Arrondi des heures de sortie aux 0 (pas d’arrondi), 5, 10, 15, 30 ou 60 minutes supérieures
  - Tolérance d’entrée entre 0 et 15 minutes
  - Tolérance de sortie entre 0 et 15 minutes
  - Décalage des heures d’entrée et de sortie
  - 10 plages bloquées en entrée
  - 10 plages bloquées en sortie
  - 10 plages avec forçage d’un type d’arrondi en entrée
  - 10 plages avec forçage d’un type d’arrondi en sortie
Visualisez dans un écran unique tous les événements de la semaine et apportez-y vos corrections ou vos commentaires. WST se charge de refaire les calculs horaires. Vous pouvez, aussi, contrôler tous les pointages d’un employé, d’un service, voire de l’ensemble du personnel à un moment « x » au moyen d’une liste de filtres entièrement paramétrables.
Visualisez à l’écran la liste des présents et des absents après un transfert des pointages depuis les badgeuses AS3000.
Utilisez de façon illimitée des codes sur quatre lettres pour identifier des événements particuliers: jours fériés, absences, congés de maladie, congés de formation, etc.
Visualisez à l’écran tous les calculs hebdomadaires avec une traçabilité hebdomadaire du crédit/débit.
Imprimez sous de multiples formats les relevés horaires en fonction de leur destination, personnel, ressources humaines ou services comptables.

CONFIGURATION MINIMALE: PC 486 DX équipé de 16 Mo de mémoire RAM, Windows 3.1, 95 ou supérieur et un port série RS232.

PARAMETRES D'ARRONDISSEMENT

  Les paramètres d’arrondissement correspondent à un système souple permettant de définir en une seule fois un ou plusieurs profils horaires. L’emploi le plus simple consiste à arrondir toutes les entrées et sorties de la journée sur des bornes, inférieures ou supérieures, qui seront situées toutes les 5, 10, 15, 30 ou 60 minutes.
  Exemple: La borne est paramétrée à 10. La journée est alors divisée en plages de 10 minutes à partir d’une valeur située 0h00 et 0h09 (fonction décalage). Tout pointage effectué dans l’une de ces plages est arrondi à la valeur supérieure, pour une entrée, et à la valeur inférieure, pour une sortie. Une tolérance d’entrée en retard ou de sortie en avance peut être ajoutée. L’arrondi choisi pour les entrées peut être différent de celui pour les sorties.
  Exemple: Choix d’un arrondi de 15 pour les entrées et d’un arrondi de 5 pour les sorties. Le deuxième niveau d’utilisation consiste à différencier les arrondis sur les différentes entrées ou sorties de la journée suivant leur ordre d’apparition.
  Exemple : Appliquer un arrondi de 15 à la première entrée et un arrondi de 5 à la deuxième. Le troisième niveau d’utilisation consiste à appliquer des arrondis d’entrées ou sorties sur des plages horaires.
  Exemple: Appliquer un arrondi pour les entrées effectuées entre 07h00 et 10h00 différent de celui pour les entrées effectuées entre 10h01 et 12h00. Une possibilité supplémentaire de WST consiste à appliquer des plages bloquées en entrée ou sortie, ce paramètre étant prioritaire à tout autre paramètre défini, ci-avant.
  Exemple: Toute entrée effectuée entre 0h00 et 08h00 est arrondie à 08h00. Toute sortie effectuée entre 17h00 et 22h00 est arrondie à 17h00.

PARAMETRES DE GESTION

Vous pouvez utiliser de 1 à 9999 paramètres de gestion. Ceux-ci régissent les heures supplémentaires, les heures de nuit, le repos compensateur et le crédit/débit.

De 0 à 3 taux d’heures supplémentaires hebdomadaires sont possibles.
Le bornage des heures de nuit est facultatif.
Le repos compensateur, facultatif, consiste en un pourcentage d’heures à partir d’un niveau horaire hebdomadaire.
Le crédit, facultatif, est une fonction souple permettant de mettre dans un compteur les heures dépassant un seuil début préalablement fixé et inférieures à un seuil fin également fixé. Cette mise en crédit peut donc s’interrompre, dans ce cas les heures supérieures au seuil fin retournent aux conditions habituelles (heures normales ou supplémentaires). De même, le système de débit, avec ses deux seuils, permet de ne débiter le compte horaire que si un certain nombre d’heures hebdomadaires a été effectué.

GESTION DU PERSONNEL

Le premier onglet renseigne sur l’identité et le service de l’employé.
Le deuxième onglet permet d’appliquer à cet employé un paramètre de gestion et un paramètre d’arrondi, par défaut (des paramètres de gestion et d’arrondi peuvent également être appliqués par calendriers, ce mode étant prioritaire aux éléments de la fiche personnelle).
Par le troisième onglet, vous pouvez autoriser de 0 à 3 pauses journalières, payées ou non et d’une durée variable entre 1 et 60 minutes.
Par le quatrième onglet, vous accédez aux compteurs de crédit/débit et repos compensateurs. Ceux-ci peuvent d’ailleurs être retouchés manuellement. A noter toutefois que WST mémorise cette opération sur la semaine de la date de la modification à des fins de traçabilité.

VISUALISATION DES POINTAGES

L’écran de visualisation des pointages permet d’obtenir une liste bornée entre deux personnes et/ou deux services et/ou deux dates. Elle est visualisable par personne, date ou événement (congés, formation, jours fériés, etc..).
Cette liste peut être filtrée par l’application de multiples conditions basées sur le nombre de pointages de la journée, l’heure de la première entrée, l’heure de la dernière sortie, le temps de présence et le temps de pause (ces conditions étant additionnables). Lorsqu’un filtre est paramétré, il vous est possible de le mémoriser à des fins de réutilisation ultérieures.

CORRECTION DES POINTAGES

L’écran de correction visualise une semaine complète de pointage. Les pointages d’origine de l’employé sont indiqués en première ligne. Ils ne peuvent, en aucun cas, être modifiés. Vous pouvez effectuer toutes les modifications que vous souhaitez sur la deuxième ligne (appelée ligne de retenue) qui servira de base à vos calculs ultérieurs. Dans cet écran, vous pouvez passer directement sur d’autres personnes, d’autres semaines, changer les paramètres de gestion, appliquer des événements (congés, jours fériés, etc..) ou insérer des commentaires journaliers.

EDITIONS

Sélectionnez différents formats d’édition suivant vos besoins: éditions condensées ou étendues, totalisées par service ou présentées différemment. Les bornes des éditions sont les dates, les employés et les services.

EXEMPLES D'EDITIONS

Ces états sont présentées en heures et minutes: évidemment, toutes les éditions peuvent être impimées en heures et centièmes.

Edition du mois d’un employé: cet état est plutôt orienté contrôle (visualisation des heures d’entrées et sorties).

L’édition ci-dessous est identique à la précédente: dans cet état, on insiste sur l’aspect comptable de la répartition et comptabilisation des heures.

Vous pouvez obtenir une documentation de meilleure qualité graphique (au format PDF de Adobe) en cliquant sur le bouton ci-contre. Le format PDF demande un temps de téléchargement. Si votre programme Acrobat Reader s'insère dans la page, vous pouvez enregistrez la documentation en cliquant sur l'icone de la disquette.

Fruit d’une solide expérience sur le terrain, accumulée sur plusieurs années, la badgeuse AS3000 est la parfaite adéquation entre vos besoins, la qualité qui vous est due et un coût modéré.

Associé à nos logiciels, il gérera efficacement les entrées-sorties de votre personnel pendant des années.

PERFORMANCES

Une badgeuse intégrant de multiples technologies d’identification, de transmission de données et équipée d’une haute capacité de mémorisation.

DESIGN

Avec ses formes résolument modernes et ses couleurs neutres, la badgeuse AS3000 s’intègre facilement dans votre environnement de travail.

FIABILITE

Le choix des composants constituant notre badgeuse assure à l’ensemble une fiabilité durable.

CARACTERISTIQUES

9999 cartes admissibles
Afficheur 2 x 16 caractères rétro-éclairés
Affichage permanent du jour, de la date et de l’heure
Affichage de messages et de cumuls
Touche d’interrogation
Message général défilant de 32 caractères
100 messages personnels de 16 caractères
200 cumuls utilisateur visualisables par interrogation
Fonction été/hiver (+ ou - 1 heure) programmable sur une date, une heure et une minute précises
Led de contrôle
Buzzer
Lecteur magnétique, carte à puce, carte de proximité ou porte-clés de proximité
Mémoire et horloge sauvegardées par pile lithium
Mémoire de 14000 pointages environ
Liaison RS232, RS422 ou modem
Alimentation externe 9 à 12VDC 0.2A
15 badgeuses possibles en réseau RS422 ou par liaison modem

CONSTITUTION

La badgeuse AS3000 est constituée d’une carte mère basée sur un micro-contrôleur, d’un afficheur 2 x 16 caractères rétro-éclairés, d’une led de contrôle, d’un lecteur de différentes technologies et d’un bouton poussoir. L’alimentation est externe.

La carte mère comprend :

Un circuit "chien de garde"; effectuant un reset automatique en cas de dysfonctionnement du micro-contrôleur.
Une horloge/mémoire de 32 Ko sauvegardée par pile lithium incorporée. Cette horloge ne possède aucun composant externe évitant ainsi tout réglage et déréglage. La durée de vie donnée par le constructeur de la pile au lithium est de 10 ans et la précision de l’horloge est de 1 minute par mois (dans la pratique: la précision est de 10 secondes par mois).
Un récepteur/émetteur RS232 ou un émetteur et un récepteur RS422.
Quatre interrupteurs de codage d’adresses spécifiques parmi 15 possibilités.

CONNECTIQUE

Connecteurs et repères de la badgeuse AS3000
Connecteurs	Repères du circuit imprimé
Alimentation 9 à 12 VDC	-0 +12
Lecteur magnétique ou proximité	MAGNETIQUE
Lecteur carte à puce	PUCE
Bouton poussoir	BP
Led de contrôle	- LED +
RS232 ou émission RS422	RxT- T0 T+Tx
Réception RS422	R- R+
Carte afficheur	A

ADRESSAGE

La badgeuse AS3000 peut être adressé parmi 15 possibilités : ce système permet de dialoguer sur un réseau d’AS3000 mis en // sur les mêmes fils de communications. L’adresse doit être unique et être comprise entre 1 et 15.

Position des interrupteurs de codage suivant l’adresse
Adresses	Interrupteur 1	Interrupteur 2	Interrupteur 3	Interrupteur 4
1	ON	OFF	OFF	OFF
2	OFF	ON	OFF	OFF
3	ON	ON	OFF	OFF
4	OFF	OFF	ON	OFF
5	ON	OFF	ON	OFF
6	OFF	ON	ON	OFF
7	ON	ON	ON	OFF
8	OFF	OFF	OFF	ON
9	ON	OFF	OFF	ON
10	OFF	ON	OFF	ON
11	ON	ON	OFF	ON
12	OFF	OFF	ON	ON
13	ON	OFF	ON	ON
14	OFF	ON	ON	ON
15	ON	ON	ON	ON

CABLAGE

La badgeuse AS3000 peut communiquer en RS232 (2 fils + masse + blindage 100 m maximum) ou RS422 (4 fils 1000 m maximum). Le mode RS232 ne permet de relier qu’une seule badgeuse par port de Pc à l’aide d’un câble blindé et plusieurs badgeuses par liaison modem. Le mode RS422 permet le câblage de 1 à 15 badgeuses sur un port du Pc converti en RS422 à l’aide d’un convertisseur soit posé au niveau du Pc (Pc à badgeuses en RS422 ), soit incorporé dans le premier terminal (Pc à premier terminal en RS232 et premier terminal aux suivants en RS422 ). Le mode RS422 permet de se connecter au plus près (ex : 1 à 2, 2 à 3 et 4 et 5, 3 à 6, 6 à 7). Le mode le plus sécurisant et le plus fiable est le mode RS422.

Liaison RS232
PC en DB9	PC en DB25		AS3000
3 (émetteur)	2 (émetteur)		T- / Rx (récepteur)
2 (récepteur)	3 (récepteur)		T+ / Tx (émetteur)
5 (masse)	1 et 7 (masse)		TO (masse)
Liaison Modem
Connecteur Modem en DB9		AS3000
2 (émetteur)		T- / Rx (récepteur)
3 (récepteur)		T+ / Tx (émetteur)
5 (masse)		TO (masse)
Liaison RS422 (Pc à convertisseur)
PC en DB9	PC en DB25		Convertisseur
3 (émetteur)	2 (émetteur)		Rx (récepteur)
2 (récepteur)	3 (récepteur)		Tx (émetteur)
5 (masse)	1 et 7 (masse)		0x (masse)
Liaison RS422 (convertisseur à terminaux)
Convertisseur		AS3000 et suivantes en //
T+ (émetteur)		R+ (récepteur)
T - (émetteur)		R - (récepteur)
R+ (récepteur)		T+ / Tx(émetteur)
R - (récepteur)		T - / Rx(émetteur)

FORMAT DES CARTES

La badgeuse AS3000 accepte :

les cartes à puces F256 (carte prom ineffaçable donc programmable une seule fois).
Ces cartes sont compatibles système de suivi de production ASG et GOF2.
les cartes ou porte-clés de proximité HID ®
les cartes magnétiques encodées ISO2 sur 1 à 17 chiffres. La badgeuse AS3000 utilisant 4 chiffres, seuls les 4 derniers sont retenus. Si la carte possède moins de 4 chiffres, des 0 sont ajoutés automatiquement devant les chiffres pour atteindre 4. Le format ISO2 est : SS | DATA | ES | LRC
- SS est le Start Sentinell ou 0BH ou ; en code ascii
- Data sont les chiffres encodés sur 5 bits avec parité
- ES est le End Sentinell ou 0FH ou ? en code ascii
- LRC est la somme de contrôle (check sum)

MEMOIRE

La mémoire est divisée en plusieurs zones:

Message général sur 32 caractères
100 messages alphanumériques personnels sur 16 caractères
200 cumuls personnels
Espace de variables techniques
Espace pointage
Espace horloge

La zone pointage est de 17459 octets. La badgeuse AS3000 utilisant un algorithme de compression des données en mémoire: sa capacité en nombre de pointages est variable. En théorie, le minimum est de 2182 (1 personne pointant une fois par jour pendant 2182 jours) et le maximum est de 17452 (1 personne pointant 17452 fois dans la même minute). Dans la pratique, en supposant une entreprise de 50 employés ayant des badges inférieurs à 100, pointant 4 fois par jour à 4 heures différentes et par groupes de 10 personnes dans la même minute: la capacité est de 70.4 jours x 200 pointages/jour soit 14080 pointages. Quatre octets de test sont vérifiés à chaque initialisation et alertent l’utilisateur d’une corruption mémoire.

FONCTIONNEMENT

  A la mise sous tension la badgeuse AS3000 affiche le jour, la date et l’heure sur sa première ligne: /L 20/07/98 14:52/ et fait défiler le message général sur la deuxième ligne: /Bonjour, Introduisez Votre Carte/.

  Lors d’une introduction de carte, la première ligne affiche:/Carte Lue: nnnn/ et la deuxième ligne: /----------------/ si le destinataire n’a pas de message personnel ou le contenu du message, par exemple: /Visite med.15h30/. Lors d’une introduction de carte avec la touche interrogation appuyée, la première ligne affiche: /Pas de Cumuls/ si le destinataire n’a pas de cumuls ou la date du dernier renvoi, la valeur de l’encours de la semaine et du compteur permanent de crédit/débit, par exemple: /28 32.54 +158.25/ et la deuxième ligne: /-----------------/ si le destinataire n’a pas de message personnel ou le contenu du message, par exemple: /Visite med.15h30/.

  Les différents messages restent sur l’afficheur tant que le badge est dans le lecteur ou sont temporisés 3 secondes (interruption en cas de nouvelle présentation) pour les lecteurs de type proximité. Sur un lecteur magnétique, les informations apparaissent après la lecture de 2 cm de piste: il n’est donc pas nécessaire d’insérer le badge au fond et la fréquence de passage est accélérée. Le retrait est manuel. Sur un lecteur carte à puce : la carte est insérée à fond, la lecture s’effectue en moins de 1/10e de seconde et un ressort repousse la carte dès que la main de l’utilisateur est retirée. Sur un lecteur de proximité: la carte est lue dès sa présentation à quelques centimètres du lecteur.

  La led s’allume par impulsions flash en mode repos du terminal (environ : 20/100e toutes les 2 secondes). L’allumage en mode flash résulte du système "chien de garde" et est donc une indication du bon fonctionnement. Lors de la lecture : la led s’allume et reste fixe tant que le badge est dans le lecteur. En cas de mauvaise lecture: la led clignote et continue de clignoter 2 secondes après le retrait du badge (une nouvelle insertion, dans ce délai, annule le clignotement).

ERREURS

A la mise sous tension ou au reset, la badgeuse AS3000 teste:

l’intégrité de sa mémoire, en cas de mémoire corrompue un message bloquant s’affiche: / PERTE MEMOIRE /DEMANDE COM. PC /. Une connexion avec le Pc permet une tentative de récupération des pointages éventuellement présent et une réinitialisation de la mémoire.
le remplissage de la mémoire, en cas de mémoire pleine un message bloquant s’affiche: / MEMOIRE PLEINE /DEMANDE COM. PC /. Une connexion avec le Pc permet le transfert des pointages.

En fonctionnement, la badgeuse AS3000 teste:

Une fin de communication anormale, dans ce cas le message général défilant est remplacé par le message /Fin de Com. Anormale, Demande Pc/. La fin de communication anormale est provoqué par une coupure de la transmission alors que des transmissions importantes et non cessibles étaient en cours (ex: envoi d’une remise à l’heure). Il y a donc un risque de mauvais enregistrement des pointages. Cette situation n’est pas bloquante.
Une mémoire presque pleine quand il ne reste plus que 500 octets disponibles. Dans ce cas le message général défilant est remplacé par le message /Memoire Presque Pleine, Demande Pc/. Un transfert de pointages rétablit la situation. Cette situation n’est pas bloquante.
Une mémoire pleine: situation et procédure de remise en ordre identique à la mise sous tension.
Une mauvaise lecture de carte: le message / ERREUR /MAUVAISE LECTURE/ reste présent tant que le badge est inséré.

REFERENCES

AS3000-M-3	lecteur magnétique et liaison RS232
AS3000-M-4	lecteur magnétique et liaison RS422
AS3000-P-3	lecteur carte à puce et liaison RS232
AS3000-P-4	lecteur carte à puce et liaison RS422
AS3000-X-3	lecteur proximité et liaison RS232
AS3000-X-4	lecteur proximité et liaison RS422

DIMENSIONS

Hauteur: 205mm Largeur: 255mm Profondeur: 100mm

LIVRAISON

La badgeuse AS3000 est livré oscillateur arrêté afin d’économiser la pile au lithium en cas de stockage prolongé en mode hors tension. La mise sous tension provoque le redémarrage de l’oscillateur. Après cette mise sous tension, il est conseillé de stocker la badgeuse AS3000 sous tension.